Blog

Nech si účtujú, v čom chcú? Už dávno nie+

Preč sú časy, kedy nám, podnikateľom, mohlo byť jedno, pomocou akého programu účtovník pracoval. Prípadne v akom systéme naša ekonómka vystavovala faktúry, sledovala splatnosti, strážila cash flow. Nie že by to robili zle, nesledovali legislatívne zmeny či meškali pri plnení úloh a dodržiavaní zákonných termínov. Ale často to nerobili tak, aby to prinášalo aj ďalšiu pridanú hodnotu. Ono sa to totiž dá a nestojí to ani o cent viac ako doteraz. Možno ešte menej...

Predstavte si, že máte svojmu obchodnému partnerovi poslať dokument. Dostanete na výber – e-mail alebo fax. Stavil by som aj posledné peniaze na to, že si 99 percent vyberie elektronickú poštu. Tak prečo stále mnohí používame off-line účtovné a fakturačné systémy namiesto tých on-line?

Ich výhody sú predsa všeobecne známe. Možnosť práce bez väzby na miesto a čas, jednoduchšia kolaborácia medzi ekonómom a účtovníkom, jednoduchá správa, aktuálnosť a flexibilita v prípade, že potrebujem vzhľadom na rast (ale aj ťažšie časy) v podniku meniť dostupné funkcie. Dnes už nie je problém získať aj riešenia spájajúce účtovníctvo, fakturáciu, sklad, sledovanie pohybu tovarov, zásob a pod. No a v neposlednom rade treba spomenúť bezpečnosť – či už sa bavíme o stabilite systémov, odbúraní hrozby straty dát kvôli technickej chybe, ich zálohovanie či ochrana pred vírusmi. Nemusíme si totiž nahovárať, že hlavne malé a stredné firmy majú túto agendu ošetrenú oveľa horšie ako veľkí poskytovatelia cloudových riešení.

Pre mňa ako podnikateľa je nemalým benefitom on-line systému jednoduchý prístup k dátam. Viem si ich pozrieť kdekoľvek, v prípade potreby aj na mobile. Ak sa ma na stretnutí druhá strana opýta na údaje, ktoré sú v ňom dostupné, môžem ich okamžite poskytnúť. No a netreba zabúdať ani na finančnú stránku veci – hlavne začínajúci podnikatelia určite ocenia, že aplikácie, akou je napríklad Keepi, im dávajú do ruky všetky nevyhnutné účtovné a fakturačné nástroje bezplatne...

Môj kamarát sa pred časom rozlúčil s jednou zo svojich dvoch asistentiek. Mali k dispozícii softvér, ktorý im umožňoval zvládať „papierovačky“ spojené s chodom firmy vo veľkej miere automatizovane. Napriek tomu trvali fakturácie neskutočne dlho, ekonómka musela mnohé dáta nahadzovať manuálne. Majiteľ spoločnosti samozrejme nemá čas zisťovať, či jeho zamestnanci skutočne využívajú možnosti softvéru, ktorý im dá k dispozícii, no keď sa raz takúto vec dozvie, môže byť veľmi nepríjemne prekvapený.

Šikovné IT riešenie preto nie je všeliek. V konečnom dôsledku je stále kľúčový ten „spojovací článok“ medzi klávesnicou a stoličkou. Ale skúste mu dať do ruky nástroj, ktorý bude jednoduchý, pružný, rýchly, intuitívny a zabezpečte, aby sa s ním naučil dokonale pracovať. Možno budete prekvapení, že sa nielen zlepší váš prehľad o chode firmy, ale aj spokojnosť tých, ktorí majú stráženie jej financií v konečnom dôsledku na starosti.

František Lovíšek

Neziskovky získali silného pomocníka+

Na Slovensku sú evidované desiatky tisíc neziskových organizácií. A aj keď si odmyslíme zhruba polovicu, ktorá nemá presne špecifikovanú činnosť (a tak je ťažké povedať, či sa vôbec nejakej aj reálne venuje), stále nám zostáva vyše 30-tisíc subjektov, ktoré majú jeden hlavný cieľ – pomáhať. Väčšinou v oblasti zdravotníctva, ale aj šírenia osvety či športu. Len ťažko by sme však medzi nimi našli neziskovku, ktorá má v náplni svojej činnosti – účtovníctvo.

Napriek tomu sa mu s najväčšou pravdepodobnosťou nevyhnú. Určite nie v prípade, ak dostávajú aj príspevky či granty od štátu. Dnes už našťastie nemusí nikto kupovať drahý krabicový softvér a zamestnať si účtovníka, ktorý s ním bude pracovať – oveľa jednoduchšie je využiť cloudové riešenia, ktoré garantujú spoľahlivosť, bezpečnosť a aktuálnosť.

Úprimne – ako konzumentovi účtovníckych služieb mi môže byť jedno, aký systém na to účtovník využíva. Potrebujem, aby všetko sedelo presne podľa legislatívou definovaných pravidiel. To by malo byť samozrejmosťou, o ktorej sa nediskutuje. Ale nie vždy je rovnakou samozrejmosťou aj fakt, že sa potrebujem k číslam dostať bez toho, aby som musel čakať na ich spracovanie a zaslanie napríklad do emailu. Nepodceňoval by som ani zálohovanie dát – pamäťové disky tiež mávajú svoje slabé chvíľky a strata účtovných údajov patrí medzi veľké nepríjemnosti. A rovnako tak pružnosť v prípade, že potrebujem niektoré z funkcionalít pridať či naopak ich nevyužívam a len za ne zbytočne platím.

To je len pár dôvodov, pre ktoré by som sa snažil svojho účtovníka nasmerovať k niektorému z cloudových riešení. Dnes sú už na trhu aj také, ktoré majú v sebe zakomponované špecifické účtovné osnovy pre neziskové organizácie. Jedným z nich je Keepi od SOFTIP-u – úspešné riešenie, ktoré si za dva roky svojej existencie našlo už viac ako 6 300 spokojných používateľov. Nebojím sa povedať, že pre neziskovky je ako stvorené – jeho plnohodnotná funkcionalita, nevyhnutná na bežné účtovné operácie, je totiž zdarma. Vyskúšajte ho a budete prekvapení, ako jednoducho sa dá zvládať pre mnohých stále nepochopiteľný svet účtovných pravidiel. A možno zistíte, že pre vaše potreby je najímanie si externého účtovníka zbytočné a všetko, za čo si pýtal nemalé peniaze, zvládnete aj sami...

Ján Šnyr

Nie, nezbavíme sa ho. Prečo by sme to aj robili...+

Keď sa spomenie cloud, mnohým sa zježia vlasy. Naozaj, tento pojem na nás obrazne povedané vylieza z každej škatule a niet divu, že si už voči nemu časť publika mohla vytvoriť aj určitú averziu. Chceš mail? Choď do cloudu. Dátové úložisko? Predsa v cloude. A čo riadenie výroby? Nebuď blázon, v cloude už dnes môžeš riadiť všetko. Cloud je skrátka IN. A pokiaľ čitateľ patrí medzi tých, ktorým už tento pojem lezie na nervy, bude zo mňa sklamaný. Lebo ja tvrdím - NEZBAVÍME SA HO. Cloud computing totiž nie je móda, ktorú na jeseň nahradí iná kolekcia. Je to trend, nevyhnutnosť, rozumná alternatíva. A to už aj v oblasti, na ktorú sme my, moderní ľudia konzumnej spoločnosti, snáď najviac citliví. Vo svete peňazí.

Účtovník v roku 2004 si utrel spotené čelo a vytočil číslo na IT správcu siete. Opäť to nefunguje a termín podávania DPH priznaní a všetkých výkazov pre poisťovne a daňový úrad bol za dverami. Ten program stojí hrozné peniaze, má pocit, že servisáci chyby vyrábajú naschvál a potom si účtujú mastné poplatky za ich odstránenie. Naviac aktualizácia, ktorú mu boli inštalovať pred dvoma týždňami, priniesla toľko zbytočných noviniek, že sa celý program neuveriteľne skomplikoval. Posledná vec, na ktorú má čas, je učiť sa teraz čo sa kde vlastne robí.

Pripomína vám tento príbeh niečo? Áno, ešte pred pár rokmi sme si ERP-čka nevedeli predstaviť inde ako na vlastnom železe. Nie je to tak dávno, čo by šéf firmy nepripustil, aby jeho účtovník pracoval s programom, ktorý si ťahá a ukladá dáta z nejakého „virtuálneho“ priestoru. Mnohí s tým majú problém aj dnes, a to aj za cenu vysokých nákladov na vlastný on-premise softvér, s ním spojenú hardvérovú infraštruktúru, interný a externý obslužný personál.

Zabudnite na konšpiračné teórie. Chcete kvalitný ERP softvér, ktorý vám ušetrí počiatočné investície na nákup a inštaláciu? Bude aktuálny a dokáže rásť spolu s vašou firmou? Rýchlo a jednoducho dokáže naštartovať váš biznis alebo start up? Môžete ho používať bez ohľadu na miesto, kde sa nachádzate? Zaručí vám funkčnosť 24 hodín denne 7 dní v týždni? Je zabezpečený proti útokom zvonka lepšie ako vaša firma, lebo si to skrátka vzhľadom na silu jeho poskytovateľa môže dovoliť? A akýkoľvek problém je riešiteľný bez vyčkávania na voľný termín servisného technika? Áno, páči sa vám to? No tak potom nemôžete byť alergický na cloud. Lebo toto sú presne dôvody, pre ktorý sa stal fenoménom dneška. A nebojím sa tvrdiť, že v stále dokonalejšej podobe ním zostane aj v budúcnosti. Alergia na cloud je teda jednoducho liečiteľná choroba. Bola by škoda jej podľahnúť...

František Lovíšek

Začínajúci startup potrebuje bezplatný účtovný softvér.+

Nie každá zaujímavá myšlienka má to šťastie, že si ju všimne investor či zabehnutá firma a poskytne jej podporu. Väčšina malých začínajúcich firiem sa nedostane na StartupAwards a musí si poradiť sama. A to nielen s rozvojom svojho nápadu, ale aj s jeho, nazvime to obslužným servisom. Teda s bežnou dennou agendou, do ktorej skôr či neskôr pribudne aj účtovníctvo.

Prvou výhodou účtovného softvéru, ktorú ako začínajúci podnikateľ hľadám, je dostupnosť. Finančná dostupnosť, lepšie povedané – či je zadarmo. Ak sa bavíme o mladom projekte, hovoríme väčšinou o finančne veľmi skromných pomeroch, v ktorých sa rodí. Každé ušetrené euro je preto dobré a počiatočná investícia do účtovného systému môže znamenať aj zbytočne vyhodené peniaze. Ktoré by sa dali použiť inak.

Ďalším benefitom (nielen) pre mladé firmy je prístup. Aj keď je pojem start-up populárny, ešte stále je len popoluškou k fenoménu cloud computingu. A ten sa ním nestal len tak pre nič za nič. Takže ak účtovníctvo, tak v cloude. Teda žiadne investície do „železa“, licencií, ich aktualizácií, zálohovaniu dát atď., prístup okamžite a bez obmedzenia miesta. To je presne to, čo mladá spoločnosť potrebuje.

No aj treťou dôležitou výhodou z pohľadu start-up projektu je schopnosť účtovného softvéru rásť spolu s jeho používateľom. Zvyčajne začíname v jednoduchom účtovníctve či vedieme daňovú evidenciu, ale s postupom času je ak sa nám darí je nevyhnutné prejsť na podvojné účtovníctvo, mať prehľad o svojich platobných partneroch, bankových účtoch, sledovať príjmy a výdavky či zostavovať súvaha a výkaz ziskov a strát.

Ak by sa mal čerstvý podnikateľ trápiť tým, aké povinnosti a byrokracia ho čaká nielen v súvislosti so štartom firmy, ale aj jej prevádzkou, mnohí by sa do realizácie svojich ideí ani nepustili. Stačí sa však poobzerať okolo seba a veľa zdanlivo otravných a administratívne náročných činností sa dá vyriešiť jednoducho, lacno a veľmi pohodlne.

A práve o tom je Keepi – o pomoci pre tých, ktorí sa chcú sústrediť na svoj core biznis a ostatné veci prenechať na profesionálov.

František Lovíšek